COMO BAIXAR AS DESPESAS DE CONDOMÍNIO

O Estado de São Paulo, 28-dez-85, p. 29

Nestes tempos de deterioração do poder de compra da classe média, uma medida que se impõe é a redução dos gastos mensais, entre os quais as despesas de condomínio representam um item relevante.

Nesse sentido vamos relatar uma experiência bem sucedida, ocorrida em um Condomínio de São Paulo, com 190 apartamentos residenciais de 274 m2 de área total construída cada um. As medidas abaixo mencionadas permitiram reduzir as parcelas mensais (cotas) cobradas aos condôminos em 27%, as despesas em 22% e ainda aumentar as receitas extraordinárias em 221%, durante o primeiro ano da nova gestão.

O quadro comparativo a seguir mostra em detalhe tais resultados. Como notamos, os valores foram corrigidos para novembro de 1985, que é uma maneira de se conseguir uma análise que não esteja mascarada ou distorcida pelos efeitos inflacionários. Esta é a mesma técnica utilizada pelas empresas para a análise comparativa de seus Balanços.

Os dados foram obtidos em três etapas:

Os dados se referem ao acumulado nos dozes últimos meses da gestão anterior (jul/83 a jun/84) e nos dozes primeiros meses após a eleição do novo síndico (jul/84 a jun/85). O valor do condomínio cobrado atualmente (nov/85) é de CrS 441.600 mensais. O próximo aumento será de dezembro/85 (semestral).

Receitas e Despesas anuais em milhões de cruzeiros
(corrigidos para novembro de 1985)

  Receitas ANTES DEPOIS
1. Condomínio e Seguro (cotas) 1.482 1.080
2. Aluguel das garagens não privativas 42 44
3. Rateio para cobertura de déficit anterior --- 88
4. Uso do Fundo de Reserva para cobertura de déficit anterior 46 20
5. Rateio extra para melhoramentos dos prédios 30 15
6. Devolução de parte do prêmio do Seguro --- 18
7. Taxa de utilização dos salões de festas --- 3
8. Juros do Saldo de Caixa (overnight) --- 62
9. Juros do Fundo de Reserva (Poupança) --- 8
10. Cancelamento de Seguro anterior irregular --- 72
  TOTAL 1.600 1.410
  Despesas    
11. Energia Elétrica  246 210
12. Água e esgotos  177 195
13. Manutenção de elevadores  119 95
14. Salários dos empregados 529 424
15. Manutenção em geral 225 109
16. Administração geral 50 61
17. Constituição do Fundo de Reserva 66 5
18. Melhoramentos e Bens Patrimoniais 19 60
19. Seguro obrigatório dos prédios 121 116
20. Despesas imprevistas (diversos) 109 13
  TOTAL 1.661 1.228
21. Receitas menos Despesas (61) 122
22. Média mensal dos devedores 37 19

Vamos, agora, analisar cada item, mostrando as medidas práticas que os condôminos podem promover para reduzir os gastos e aumentar as receitas.

Item 1: Condomínio e Seguros

A redução de 27% se deu tanto pela diminuição das despesas em 22% como pelo aumento de várias receitas, que antes não revertiam em benefício dos condôminos, pois eram retidas pela administradora e pelo síndico (itens 6 a 9). O valor do item, naturalmente, deve ser calculado em função dos orçamentos semestrais dos prédios.

Item 2: Aluguel das garagens.

Praticamente se manteve. Refere-se às garagens de propriedade do condomínio, que são alugadas àqueles que necessitam de mais garagens, além das duas privativas que já possuem.

Itens 3 e 4: Rateio extra e Fundo de Reserva

São recursos extraordinários para a cobertura de déficits de Caixa. Na nova gestão, foram utilizados para neutralizar a situação de calamidade financeira deixada pelo antigo síndico.

Item 5: Rateio para melhoramentos.

São recursos que permitem a valorização do imóvel, quando aplicados, por exemplo, em pinturas, sistemas de segurança etc. Esse rateio deve ser pago pelo proprietário do apartamento, e não pelo inquilino.

Item 6: Devolução do prêmio

As Seguradoras devolvem para os segurados (condôminos) parte do que estes lhes pagam, a título de seguro obrigatório dos prédios. Os valores giram em torno de 30 a 35% do total anual pago. A razão deste retorno é que elas reconhecem que o prêmio está um pouco acima do que seria justo cobrar, já que um prédio dificilmente pega fogo. Entretanto, como os segurados geralmente desconhecem esse benefício, as administradoras e síndicos acabam, algumas vezes, se apropriando desse valor. Nem todas, no entanto, assim procedem. Se, no seu condomínio, a administradora insistir em reter esse valor, ou demorar para devolvê-lo ao condomínio, mude de administradora, ou então contrate um contador para cuidar das finanças do seu prédio (o que é conhecido como "administração própria"). No nosso caso, embora utilizemos administradora, o esquema é praticamente o de uma administração própria.

Item 7: Taxa de utilização dos salões de festas

Esse valor ficava em poder do síndico anterior, fora, portanto, de qualquer controle por parte dos condôminos.

Itens 8 e 9: Juros de aplicações

Estes são itens que, em vários casos, são retidos pela administradora. Resultam de aplicações no mercado aberto dos Saldos de Caixa e, em Cadernetas de Poupança, dos Fundos de Reserva Legais. Seu controle, por parte dos condôminos, só é possível se o condomínio possuir uma única conta bancária isolada em seu nome, cujo movimento possa ser auditado por qualquer interessado e a qualquer momento. Isto também facilita verificar, através dos extratos de conta, se os valores indicados nas Prestações de Contas são reais ou "fabricados".

Item 10: Cancelamento de Seguro anterior

Quando a nova gestão assumiu, verificou, com surpresa, que os prédios não estavam segurados, embora já tivesse sido pago o prêmio. A alta direção da Seguradora, ao tomar conhecimento da irregularidade, prontamente devolveu o valor pago (sem correção monetária), acionando imediatamente sua auditoria interna. Para evitar esses fatos, é preciso que os condôminos exijam do síndico a exibição das Apólices de Seguro, para a garantia de que, em ocorrendo um incêndio ou sinistro, seu patrimônio, muitas vezes conseguindo a duras penas, não desapareça com as cinzas...

Item 11: Energia Elétrica

As duas principais providências a serem tomadas neste caso são: (a) instalação de minuterias por andar, evitando que todos os andares fiquem acesos por causa de apenas um, bem como nos halls; (b) utilização de lâmpadas de 25 W (com voltagem correta), ao invés de 60W (ou até mesmo de 100 W), nos andares e halls. Nosso consumo médio tem sido de 172 kWh por mês por apartamento (excluído o consumo interno de cada um).

Item 12: Água

Uma boa medida para a redução do seu consumo (realizamos em out/85) é a revisão e regulagem das válvulas Hydra existentes nos banheiros dos apartamentos, pois, mesmo regulada, é uma grande desperdiçadora de água (em vários países a mesma é proibida ou desaconselhada, por essa razão). Antes da revisão, nosso consumo médio era de 31 m3 por mês por apartamento (interno e áreas comuns).

Item 13: Elevadores

É possível reduzir em até dois terços os gastos mensais com esse item. A disparidade de preços de manutenção cobrados pelas firmas especializadas é bastante grande. Esta medida foi tomada em out/84, com a substituição de uma firma que cobrava Cr$ 3,7 milhões mensais por outra de Cr$ 1,4 milhão. É necessário, entretanto, verificar se a firma escolhida está capacitada a operar (a Prefeitura deve possuir seu registro), bem como se seus clientes estão satisfeitos com ela.

Item 14: Salários

Os empregados, além de numerosos, eram mal pagos. Optou-se, então, por dispensar os ociosos e melhorar os salários dos demais. Mesmo assim, nem sempre se consegue pessoal de boa qualidade (mesmo procurando), o que leva à necessidade de constantes trocas. Não se deve manter parentes no emprego, além de ser necessário verificar se os empregados não possuem antecedentes criminais (foram detestados ambos os casos).

Item 15: Manutenção em geral

Prática comum que pode ocorrer neste item são as "Notas Frias": a firma fornece material ou serviços ao condomínio e emite uma Nota Fiscal ou simples Recibo, que pode chegar a várias vezes o valor do fornecimento. Claro que o Condomínio vai pagar o montante indicado na Nota Fria, como aparece nas Pastas de Prestação de Contas enviadas aos Conselheiros e condôminos interessados. Essa emissão fraudulenta pode ocorrer por solicitação do síndico, zelador ou até mesmo funcionário subalterno, os quais, evidentemente, se beneficiam da manobra. Há casos, inclusive, de emissão de notas sem qualquer fornecimento.

Item 16: Administração

A remuneração mensal da Administradora foi elevada, em julho de 1984, de Cr$ 400 mil (antiga) para Cr$ 1 milhão (nova), embora pudesse ser ainda maior o aumento. Isto por uma razão muito simples. A anterior, na realidade, custava ainda mais ao Condomínio: a soma dos itens 6 e 8, ou Cr$ 80 milhões por ano (Cr$ 6,7 milhões por mês). Não há dúvida que Cr$ 400 mil por mês era um valor baixo, face ao nada gratificante trabalho de administrar um prédio, onde raramente se ouve uma palavra de elogio ou incentivo. A tendência, normalmente, é a de crítica -- às vezes emocional ou infundada -- transformando o desgastante trabalho do Síndico e da Administradora em urna atividade que só poderá ser desempenhada se for muito bem paga. Ou "por dentro" ou "por fora". É por ser uma tarefa desmotivadora e mal remunerada que ninguém quer ser Síndico, o que, naturalmente, abre caminho para aqueles apenas interessados nos "fringe benefits". A solução é escolher Administradoras e Síndicos competentes e honestos e remunerá-los bem.

Item 17: Fundo de Reserva

Fundo para cobrir eventuais déficits ou necessidades de caixa. É obrigatório pela Lei dos Condomínios (Lei nº 4.591 de 16/12/64, art. 9 ) e pela respectiva Convenção, que estipula o valor máximo do Fundo.

Item 18: Melhoramentos e Bens Patrimoniais

Onde se utilizam os recursos obtidos no item 5. Foi dado ênfase neste item, pois os prédios estavam se desvalorizando em função do abandono a que estavam submetidos (como nos informaram vários corretores de imóveis). Com efeito, adquirido por US$ 101.000 em 1976, cada apartamento chegou a ser vendido por US$ 65.000 em 1982, voltando hoje ao preço médio de US$ 95.000 (todos os valores à vista). Assim, aquela situação está, felizmente, se revertendo, para benefício dos proprietários.

Item 19: Seguro obrigatório

O prêmio do Seguro é tabelado pelo Governo. Entretanto, um Seguro tecnicamente mal feito, além de sair mais caro, sempre causa dores de cabeça na hora de ser utilizado. A boa regra é se servir de uma Corretora de grande porte, idônea, e não associada à Administradora do prédio, pois é ela que estará melhor estruturada quando o segurado dela precisar. Note-se que o contacto entre o segurado -- o condômino -- e a Cia. Seguradora se dá obrigatoriamente através da Corretora, que para isso recebe 20% do total do prêmio pago. A importância desta regra, infelizmente, só é sentida quando ocorre um sinistro. Deve-se, também, dar preferência às Seguradoras independentes, que não façam parte de conglomerados bancários, pois, enquanto que para estas o Seguro é apenas um apêndice de suas atividades, para as independentes é a sua principal atividade, o que requer altos níveis de especialização e competência. Parte do prêmio (Cr$ 121 milhões antes ou Cr$ 116 milhões depois) é devolvido pelas Seguradoras ao condomínio (item 6), em dinheiro, por ocasião do pagamento total do prêmio. A percentagem chega a 35% deste valor, sobre a qual não incide qualquer imposto, taxa ou desconto. A devolução se dá logo após o pagamento da última parcela do prêmio, ou até antes.

Item 20: Imprevistos

Devem ser de pequena monta e, em boa Contabilidade, deve corresponder ao item "Diversos".

Item 21: Resultado do mês

Esse valor deve constar das Prestações de Contas. Uma sugestão, dentro das boas normas contábeis e de auditoria, é a esquematizada abaixo (nós a utilizamos assim):

Balancete mensal do Condomínio
(exemplificativo)

Saldo em Caixa no início do mês (credor)   52
Receitas no mês (discriminada à parte)   571
Despesas no mês (discriminada à parte) 498  
Saldo em Caixa no fim do mês (credor) 125  

Totais (iguais)

623 623
Demonstração do Saldo em Caixa    
Banco X, conta nº XX, agência XXX 24  
Aplicações no overnight, Banco Y, agência YY 71  
Aplicações na Poupança, Banco Z, agência ZZ 30  

Total (igual ao acima)

125  

Esta forma de apresentação, além de ser facilmente auditável, dificulta a evasão dos dinheiros dos condôminos.

Item 22: Total mensal acumulado dos devedores

Deve constar da Prestação de Contas os devedores (nº do apartamento e total acumulado). Naturalmente, estas dívidas serão cobertas pelos proprietários que pagam em dia, pois as despesas se realizam com ou sem eles. Quando o acumulado atingir certo montante, deve-se ingressar em juízo, através de Processo Sumário (duração teórica de três meses). Quem será processado é o proprietário, e nunca o inquilino. Os devedores não podem votar nem serem votados nas Assembléias.

COMO DEFENDER OS SEUS INTERESSES

Quem está legalmente habilitado a defender os interesses dos proprietários é o Síndico, eleito nas Assembléias realizadas com essa finalidade. Desse modo, o comparecimento de todos em época de eleição é de fundamental importância para que seus direitos sejam efetivamente exercidos.

Na prática, entretanto, tal não ocorre, sendo mínimo o número de condôminos que participam das Assembléias. Esse alheiamento é o principal motivo que pode levar o síndico a acabar por defender seus próprios interesses e os da Administradora, em detrimento da massa condominial.

Um dos expedientes muito usados para se manter no cargo é o das Procurações: o Síndico, antes das eleições, procura obter dos proprietários uma declaração de voto ou de apoio à reeleição. Geralmente é bem sucedido, pois ninguém vai querer "ficar mal com ele". Sempre que houver Procurações, a Assembléia deverá tomar quatro providências: verificar se:

Se você achar que a administração não está satisfatória e quiser imprimir nova orientação, é necessário se candidatar ao cargo (ou encontrar alguém que possa assumi-lo). Para tanto, procure conversar com os proprietários com poder de voto, expondo seus pontos e planos de ação e, principalmente, obtendo uma Procuração (em duas vias, pois uma será entregue à Presidência da mesa), mais ou menos nos seguintes termos:

Pelo presente instrumento particular de Procuração, José da Silva, proprietário do apto. nº 37, RG e CIC, residente e domiciliado à rua D. Manuel, 72, S. Paulo, nomeia e constitui seu procurador João de Sá, RG e CIC, residente e domiciliado à rua D. Manuel, 72, apto. 59, São Paulo, a quem confere poderes para representá-lo na Assembléia Geral do Condomínio Edifício D. Pedro, quando se dará a eleição do novo Síndico, a ser realizada em 1986 (mil novecentos e oitenta e seis), conferindo-lhe também poderes para votar no candidato de sua preferência, bem como para deliberar sobre a ordem do dia.

São Paulo, 17 de maio de 1986.   (ass.) Proprietário

Se o proprietário tencionar comparecer à Assembléia para votar, a Procuração poderá ser-lhe devolvida na ocasião. Entretanto, se algum imprevisto houver, seu voto estará garantido, pois, em segunda convocação não há quorum mínimo, podendo os presentes decidir pelos ausentes, com força de Lei. O síndico não precisa ser proprietário nem residir no condomínio, e cada mandato não poderá exceder a dois anos (Lei nº 4.591, art. 22).

Nos casos em que a disputa pelo cargo ficar acirrada, e parte dos proprietários não residir no Condomínio, o síndico em exercício, que possui tal relação, estará em vantagem, pois poderá entrar em contacto com eles mais facilmente, conseguindo a Procuração. Porém, essa lista está disponível no Cartório onde se acha registrado o imóvel. O inquilino e o síndico anterior também podem facilitar sua localização. Claro está que, nesses casos, quem chegar primeiro pode ter mais chances de sensibilizar o proprietário, pois não é comum este fornecer Procuração a todos os postulantes ao cargo (embora conheçamos casos assim).

Por outro lado, se o Síndico em exercício não tiver efetivamente condições de continuar no cargo, e as eleições ainda estiverem longe, poderá ser destituído por dois meios:

Na eventualidade de uma tal medida, é necessário consultar um advogado especializado para orientar os descontentes, pois o Síndico, junto com a Administradora, irão naturalmente procurar se defender. Não se intimide, no entanto, com ameaças e chantagens. Somente a decisão, coragem e liderança poderão melhorar uma dada situação.

Em qualquer caso, os proprietários estarão sempre protegidos pela Lei ri' 4.591, pela Convenção do Condomínio (que pode ser obtida no Cartório onde se acha registrado o prédio) e pelo seu Regulamento Interno (obtido em Cartório de Registro de Títulos e Documentos, se houver).

Ainda duas observações finais. Em primeiro lugar, exija que as Atas das Assembléias sejam lidas e aprovadas (ou corrigidas) pelos presentes, pois têm força de lei no Condomínio. Verifique também se estão registradas no Cartório (no nosso caso, estavam fraudadas e, além de não terem sido aprovadas pelas Assembléias, continham "aditivos" que não estavam registrados).

Em segundo lugar, procure acompanhar as Prestações de Contas, que devem sempre ser submetidas à Assembléia. Se detectar alguma irregularidade, proponha sua não aprovação, até que estejam em ordem. A auditoria das contas é realizada por três Conselheiros eleitos, todos necessariamente proprietários, que encaminharão à Assembléia seu parecer, co-responsabilizando-se pela sua correção. No entanto, todos podem ter acesso a quaisquer documentos do condomínio.

Esta é, enfim, a nossa experiência, que esperamos possa ser também utilizada pelos demais condôminos. No entanto, em todo o processo pelo qual passamos, que foi acima descrito, uma coisa ficou bem patente:

Se você não defender os seus próprios interesses, ninguém mais irá fazê-lo em seu lugar!

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Nota: Esse artigo deu origem a esta reportagem no Jornal da Tarde.